Ihr Posteingang sortiert sich von selbst.
Eingehende E-Mails werden automatisch analysiert, kategorisiert und nach dem GRÜN/GELB/ROT-Prinzip geroutet: Standardfälle werden vorbereitet oder beantwortet, heikle Fälle landen mit Entwurf bei Ihrem Team, dringende Fälle lösen sofort eine interne Warnung aus.
Eine Mandantenmail trifft ein – das macht die KI daraus.
Beispiel aus einer Rechtsanwaltskanzlei: zusammenfassen, priorisieren, vorbereiten – ohne automatische Rechtsberatung.
Betreff: Kündigung erhalten – bitte um Prüfung
Eingang: heute, 08:47
KI-Analyse · automatisch erstellt
An: sekretariat@kanzlei.at · Prio: hoch
An: m.hofer@example.com
GRÜN, GELB, ROT – einfach erklärt.
Jede eingehende Mail wird automatisch einer von drei Stufen zugeordnet. Welche Fälle in welche Stufe gehören, legen Sie fest.
Automatisch bearbeitbar
Standardanfragen, einfache Antworten und Weiterleitungen. Die Antwort kommt aus Ihrer freigegebenen Wissensbasis – als automatische Antwort oder fertiger Versand-Entwurf.
Vorbereiten, menschlich prüfen
Die KI erstellt Zusammenfassung, Antwortentwurf und Handlungsvorschlag – gesendet wird erst nach Prüfung durch Ihr Team.
Kritisch – sofort zum Menschen
Beschwerden, Fristen, sensible oder rechtlich heikle Fälle: keine automatische Antwort, sondern sofortige Eskalation mit interner Warnung an die zuständige Person.
So funktioniert es.
E-Mail-Eingang
Jede Mail wird automatisch erfasst.
KI-Analyse
Inhalt, Absicht und Dringlichkeit werden erkannt.
GRÜN / GELB / ROT
Routing nach Risiko: Standard, Prüfung oder Eskalation.
Antwort / Entwurf / Warnung
Automatische Antwort, Entwurf fürs Team oder interne Warnmail.
Logging
Jeder Vorgang wird gelabelt und protokolliert.
Was diese Leistung löst.
Überfüllter Posteingang
Wichtige Mails gehen zwischen Standardfragen und Spam unter.
Gleiche Fragen, jeden Tag
Öffnungszeiten, Status, Rückfragen – immer wieder manuell beantwortet.
Beschwerden zu spät erkannt
Kritische Mails bleiben liegen, bis der Kunde verärgert nachfasst.
Keine Nachvollziehbarkeit
Ohne Labels und Logging fehlt die Übersicht, wer wann was beantwortet hat.
Was Ihr Unternehmen davon hat.
Ihr Team beantwortet nur noch die Mails, bei denen Menschen gebraucht werden. Reaktionszeiten können deutlich sinken, nichts geht verloren, jeder Vorgang bleibt nachvollziehbar.
Automatisierung mit Augenmaß.
- GRÜN wird nur für unkritische Standardfälle freigeschaltet – welche das sind, legen Sie fest.
- Keine blinden automatischen Entscheidungen bei kritischen Fällen – sensible Vorgänge gehen immer an einen Menschen.
- Keine verbindlichen Preis-, Rechts- oder Personalentscheidungen ohne ausdrückliche Freigabe.
- DSGVO wird von Beginn an mitgedacht – vor dem Live-Einsatz mit echten Kundendaten ist eine rechtliche Prüfung notwendig. Test- und Live-Systeme bleiben getrennt.
Sinnvolle nächste Erweiterungen
Wenn dieser Workflow steht, sind häufig diese nächsten Schritte sinnvoll:
Diese Automatisierung besprechen?
Im kostenlosen Erstgespräch prüfen wir, wie E-Mail-Automatisierung Ihr Team konkret entlasten kann – unverbindlich und auf Augenhöhe.