Leistung · Lead-Erfassung

Aus jeder Anfrage wird ein sauberer Lead.

Kundenanfragen aus E-Mail oder Formularen werden automatisch in strukturierte Lead-Daten umgewandelt – inklusive Bewertung der Lead-Qualität und Hinweis auf fehlende Informationen.

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Vorher / Nachher

Aus einer Bewertungsanfrage wird ein qualifizierter Lead.

Beispiel aus der Immobilienvermittlung – inklusive Priorisierung und nächstem Schritt.

Vorher: unstrukturierte Kundenmail
„Guten Tag, wir überlegen, unsere Eigentumswohnung in Graz-Geidorf zu verkaufen – vermutlich im Frühjahr, je nach Marktlage. Könnten Sie uns sagen, was sie ungefähr wert ist? Wir hätten auch Interesse an einer Einschätzung, ob sich Vermieten mehr lohnen würde. – Familie Wagner“

Nachher: Lead-Datensatz im CRM

NameFamilie Wagner ObjektartEigentumswohnung OrtGraz-Geidorf AbsichtVerkauf, alternativ Vermietung (Beratungsbedarf) ZeitraumFrühjahr, marktabhängig Fehlende Datenm², Baujahr, Zustand, Telefonnummer Lead-QualitätWARM · echte Verkaufsabsicht Nächster SchrittBewertungstermin anbieten Interne NotizVerkaufen-vs.-Vermieten-Frage → Beratungstermin als Aufhänger nutzen.
✉

Anfrage

freie Kundenmail

⚙

Extraktion

KI strukturiert & bewertet

▣

Lead

mit Priorität & Notiz

→

Makler

Rückfrage-Entwurf liegt bei

Der Rückfrage-Entwurf fragt m², Baujahr und Telefonnummer ab und schlägt direkt zwei Termine für die Bewertung vor – Ihr Team prüft und sendet.

Probleme

Was diese Leistung löst.

Anfragen in Fließtext

Wichtige Projektdaten stecken unstrukturiert in langen E-Mails.

Manuelles Abtippen

Daten werden händisch übertragen – fehleranfällig und langsam.

Fehlende Informationen

Budget oder Telefonnummer fehlen, aber niemand fragt systematisch nach.

Keine Priorisierung

Heiße Leads warten gleich lang wie unverbindliche Anfragen.

Ablauf

So funktioniert es.

01

Anfrage trifft ein

Per E-Mail, Formular oder Weiterleitung.

02

KI extrahiert Daten

Name, Projektart, Ort, Budget, Zeitraum.

03

Lücken erkennen

Fehlende Pflichtangaben werden markiert, Rückfrage vorbereitet.

04

Qualität bewerten

Kalt / warm / heiß plus nächster Schritt.

05

Erfassung

Datensatz in Google Sheets oder CRM, Zuständigkeit zugewiesen.

Nutzen

Was Ihr Unternehmen davon hat.

ZeitersparnisBessere ÜbersichtWeniger FehlerSchnellere ReaktionBessere DatenqualitätKlare ZuständigkeitenMenschliche Kontrolle

Jede Anfrage wird gleich gut behandelt, heiße Leads werden sofort sichtbar, und Ihr Vertrieb arbeitet mit vollständigen Daten statt mit Mail-Schnipseln.

Sicherheit & Kontrolle

Automatisierung mit Augenmaß.

  • Die Lead-Bewertung ist eine Empfehlung – ob und wie ein Lead bearbeitet wird, entscheidet Ihr Team.
  • Keine blinden automatischen Entscheidungen bei kritischen Fällen – sensible Vorgänge gehen immer an einen Menschen.
  • Keine verbindlichen Preis-, Rechts- oder Personalentscheidungen ohne ausdrückliche Freigabe.
  • DSGVO wird von Beginn an mitgedacht – vor dem Live-Einsatz mit echten Kundendaten ist eine rechtliche Prüfung notwendig. Test- und Live-Systeme bleiben getrennt.
Ausbau

Sinnvolle nächste Erweiterungen

Wenn dieser Workflow steht, sind häufig diese nächsten Schritte sinnvoll:

CRM- & Follow-up-Workflows→Angebotsvorbereitung→Termin- & Kalenderautomatisierung→Dashboard & Auswertung→KI-Mitarbeiter→

Diese Automatisierung besprechen?

Im kostenlosen Erstgespräch prüfen wir, wie Lead-Erfassung Ihr Team konkret entlasten kann – unverbindlich und auf Augenhöhe.

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