Leistung · Dokumenten- & Datenextraktion

Schluss mit Abtippen.

PDFs, Formulare, Rechnungen, Angebote und Anhänge werden automatisch ausgelesen. Relevante Daten werden erkannt, geprüft und strukturiert abgelegt – in Tabellen, im CRM oder in Ihrer Datenbank.

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Beispiel-Extraktion

Mandant sendet Belege – die KI macht sie buchbar.

Beispiel aus einer Steuerberatungskanzlei: Rechnung links, strukturierte Prüfkarte rechts.

RECHNUNG Nr. R-2026-1184

Bürotechnik Auer GmbH · an Mandant Nr. 204

Datum: 04.06.2026

Netto: 2.140,00 € · USt 20 %: 428,00 €

Brutto: 2.568,00 € · Zahlungsziel: 14 Tage

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KI-EXTRAKTION

Prüfkarte · Belegeingang Mandant 204

DokumenttypEingangsrechnung Rechnungsnr.R-2026-1184 Datum04.06.2026 Netto / USt2.140,00 € / 428,00 € (20 %) Zahlungsziel14 Tage → Skonto-Frist als Erinnerung angelegt KontierungsvorschlagBüroausstattung (Vorschlag, prüfen) Fehlende UnterlagenZahlungsbeleg fehlt → Anforderung vorbereitet StatusPrüfung erforderlich

Unsichere Werte und Kontierungsvorschläge werden nie stillschweigend übernommen – die Kanzlei prüft und bucht.

Ablauf

So funktioniert es.

01

Dokument trifft ein

PDF, Foto, Formular oder Anhang.

02

Typ erkennen

Rechnung, Angebot, Auftrag, Bewerbung oder Beschwerde?

03

KI-Extraktion

Beträge, Daten, Positionen, Kontakte werden ausgelesen.

04

Prüfkarte

Unsichere Werte werden markiert und vorgelegt.

05

Ablage

Sauberer Datensatz in Tabelle, CRM oder Datenbank.

Probleme

Was diese Leistung löst.

Manuelles Übertragen

Rechnungsdaten werden von Hand getippt – langsam und fehleranfällig.

Dokument-Wildwuchs

Rechnungen, Angebote und Beschwerden landen unsortiert im Postfach.

Verlorene Anhänge

Wichtige PDFs verschwinden in Mail-Verläufen.

Keine Auswertbarkeit

Daten in PDFs lassen sich nicht filtern oder auswerten.

Nutzen

Was Ihr Unternehmen davon hat.

ZeitersparnisBessere ÜbersichtWeniger FehlerSchnellere ReaktionBessere DatenqualitätKlare ZuständigkeitenMenschliche Kontrolle

Daten aus Dokumenten werden nutzbar: durchsuchbar, auswertbar, fehlerärmer – und Ihr Team verbringt seine Zeit nicht mehr mit Abtippen.

Sicherheit & Kontrolle

Automatisierung mit Augenmaß.

  • Unsichere Extraktionen werden immer sichtbar zur Prüfung markiert – nie stillschweigend übernommen.
  • Keine blinden automatischen Entscheidungen bei kritischen Fällen – sensible Vorgänge gehen immer an einen Menschen.
  • Keine verbindlichen Preis-, Rechts- oder Personalentscheidungen ohne ausdrückliche Freigabe.
  • DSGVO wird von Beginn an mitgedacht – vor dem Live-Einsatz mit echten Kundendaten ist eine rechtliche Prüfung notwendig. Test- und Live-Systeme bleiben getrennt.
Ausbau

Sinnvolle nächste Erweiterungen

Wenn dieser Workflow steht, sind häufig diese nächsten Schritte sinnvoll:

KI-Controlling & Business Intelligence→Dashboard & Auswertung→Interne Prozessautomatisierung→Angebotsvorbereitung→DSGVO, Datenschutz & Sicherheit→

Diese Automatisierung besprechen?

Im kostenlosen Erstgespräch prüfen wir, wie Dokumenten- & Datenextraktion Ihr Team konkret entlasten kann – unverbindlich und auf Augenhöhe.

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